NZで保管すべき記録

簡単にいうと

ニュージーランドでは通常、事業記録を7年間保管する必要があります。対象には、収入と経費、銀行明細、請求書、領収書、GST（物品サービス税）記録、資産の購入記録、賃金・給与計算記録が含まれます。記録が完全で、判読可能で、英語（またはテ reo Māori）で作成されていれば、デジタル形式で保管して問題なく、紙の書類を箱いっぱいに残しておく必要はありません。

このルールが重要な理由はシンプルです。控除を証明できなければ、IRD（ニュージーランド内国歳入庁）はその控除を認めないことがあります。数秒で見つけられる領収書は、守れる控除です。

わかりやすい詳細

7年間の保管ルールが基本です。対象となる記録と、それぞれの保管期間は次のとおりです。

デジタルで問題なく、むしろ優れています。 IRD（ニュージーランド内国歳入庁）は電子記録を認めています。そのため、領収書を撮影し、会計ソフトを使うことで、ルールを満たしながら検索もしやすくなります。Xero（クラウド会計ソフト）のようなソフトの銀行フィードは取引を取り込み、その取引に領収書画像を添付できるため、証拠と仕訳が一緒に保存されます。

実務上は、7年を超えて保管しておく価値のある記録もあります。特に、現在も所有している資産に関するもの（購入記録は減価償却と将来の売却計算の根拠になります）や、ブライトラインテストに関係する不動産書類です。

簡単な例

Lenaさんは事業用に$4,000のノートパソコンを購入し、数年にわたって減価償却を申告しました。4年後、IRD（ニュージーランド内国歳入庁）が申告内容を確認し、その控除を裏付ける資料の提示を求めました。

• 彼女はタックスインボイスを撮影し、会計ソフト内の取引に添付していたため、数秒で見つけることができ、減価償却は認められました。
• 事業用銀行口座には対応する$4,000の支払いも記録されていたため、購入の裏付けにもなりました。

では、その領収書が引き出しの中で色あせた感熱紙のレシートとして紛失していた場合を考えてみてください。同じ正当な控除でも、証拠がないという理由だけで認められず、Lenaさんは本来支払う必要のなかった税金を負担することになったかもしれません。この資産記録は、将来そのノートパソコンを売却または廃棄する際にも必要になる書類です。そのため、資産に関する書類は基本の7年間を超えて保管しておく価値があります。

避けたいよくある間違い

• 銀行明細だけに頼ること。 明細は支払いがあったことは示しますが、何のための支払いかまでは示しません。控除には、裏付けとなる請求書または領収書も必要です。
• 感熱紙の領収書を紙のまま保管すること。 1年や2年で文字が消えてしまいます。すぐに撮影しておきましょう。
• 1年や2年で記録を捨てること。 ルールは7年です。資産についてはさらに長く保管します。
• 個人支出と事業支出を混在させること。 記録があいまいになり、申告内容の根拠が弱くなります。事業専用口座を分けることで解決できます。
• バックアップがないこと。 デジタル記録でも安全な保管は必要です。クラウド会計ソフトなら、この点も対応できます。

申告書の中でどのように関係するか

記録は、IR3（個人所得税申告書）、IR4（法人所得税申告書）、GST（物品サービス税）申告書に記載するすべての数字の土台です。記録があるからこそ自信を持って控除を申告でき、保管期間内にIRD（ニュージーランド内国歳入庁）から申告内容の確認を受けた場合にも提示できます。整った記録は、年度末決算の作成時間、ひいては費用も大幅に減らします。何も作り直す必要がないためです。

Fernwayがお手伝いできること

当社は、IRD（ニュージーランド内国歳入庁）の要件に沿ったシンプルな記録管理システムの導入をお手伝いします。通常は、領収書取り込み機能付きのクラウド会計を使い、記録保管が面倒な作業ではなく自動的に進む仕組みにします。整った記録があれば、年度末作業はより早く、安くなり、控除について問い合わせを受けても十分に説明できます。

これは一般的な情報であり、個別の税務アドバイスではありません。状況は人によって異なりますので、無料の20-minuteレビューをご予約ください。記録管理の体制を一緒に整えます。

わかりやすく言うと、事業記録は7年間保管し、デジタル保管で問題ありません。領収書はその都度撮影し、現在も所有している資産に関する書類はより長く保管しておきましょう。