在紐西蘭應保存哪些紀錄

快速回答

在紐西蘭，企業通常需要將營業紀錄保存七年。這包括收入與支出、銀行對帳單、發票、收據、GST（商品及服務稅）紀錄、資產購置資料，以及薪資與員工薪酬紀錄。這些資料可以數位化保存，不必留著一箱箱紙本；只要紀錄完整、清晰可讀，且為英文（或毛利語）即可。

這項規定之所以重要，原因很簡單：如果你無法提出扣除額的佐證，IRD（紐西蘭稅務局）可以不予認列。能在幾秒內找到的收據，就是你保得住的扣除額。

用白話說明細節

七年保存規定是重點。以下是適用的資料類型，以及各自需要保存多久：

數位保存可以，而且更好。IRD（紐西蘭稅務局）接受電子紀錄，因此把收據拍照存檔、使用會計軟體，都符合規定，也讓資料更容易搜尋。像 Xero（雲端會計軟體）這類軟體的銀行交易串接會擷取交易資料，你再把收據影像附上去，憑證和帳務紀錄就會放在一起。

實務上，有些紀錄值得保存超過七年，特別是仍持有的資產相關資料（購買紀錄可支持折舊計算，以及日後出售時計算損益），以及與明線測試相關的不動產文件。

一個簡單的例子

Lena 為她的生意購買了一台 $4,000 的筆電，並在往後幾年申報折舊。四年後，IRD（紐西蘭稅務局）審查她的報稅資料，要求她提出扣除額的佐證。

• 由於她當時已將稅務發票拍照，並附加到會計軟體中的該筆交易，她幾秒鐘內就能找到資料，折舊扣除也得以成立。
• 她的企業銀行帳戶也顯示相對應的 $4,000 付款，因此能佐證這筆購買。

現在想像一下，如果收據只是放在抽屜裡、字跡逐漸褪色的熱感紙小票，最後還弄丟了。即使是同一筆合法的扣除，也可能單純因為缺乏證據而被否准，導致 Lena 繳了原本不該繳的稅。資產紀錄也是她日後出售或報廢這台筆電時會需要的文件，因此資產相關文件值得保存超過基本的七年期限。

應避免的常見錯誤

• 只靠銀行對帳單。對帳單只能顯示有付款，卻看不出付款用途；要申報扣除，還需要相對應的發票或收據佐證。
• 把熱感紙收據只留紙本。這類收據一、兩年內就可能褪色到看不見。拿到後請立刻拍照存檔。
• 一、兩年後就把紀錄丟掉。規定是保存 seven 年；若是資產相關紀錄，還需要保存更久。
• 個人與 business 支出混在一起。這會讓紀錄變得不清楚，也削弱申報主張。開立獨立的 business 帳戶就能解決。
• 沒有備份。數位紀錄也必須妥善保存。雲端會計軟體可以替你處理這件事。

這在您的報稅申報中屬於哪一部分

紀錄是您IR3（個人所得稅申報）、IR4（公司所得稅申報）以及 GST（商品及服務稅）申報中每一個數字的基礎。它們能讓您有信心申報可扣除項目；若 IRD（紐西蘭稅務局）在資料留存期間內審查申報，也正是您需要拿出來佐證的資料。清楚完整的紀錄也能大幅減少編製年終帳務所需的時間，因此降低費用，因為不需要再回頭重建資料。

Fernway 能如何協助您

我們會為你建立一套簡單、符合 IRD（紐西蘭稅務局）規範的帳務紀錄系統，通常會使用雲端會計搭配收據擷取功能，讓保存紀錄變成自動進行的事，而不是讓你頭痛的雜務。帳務紀錄整理得好，年終結算就能更快、更省費用；若日後扣除項目受到詢問，也更站得住腳。

以上僅為一般資訊，並非依你個人情況提供的稅務建議。每個人的狀況可能不同，歡迎預約免費 20 分鐘檢視，我們會協助你把帳務紀錄整理到位。

白話來說：營業紀錄要保存七年，數位保存可以；收據隨手拍照留存，仍持有的資產相關文件則要保存更久。