在新西兰应保留哪些记录

快速回答

在新西兰，您通常需要将业务记录保留七年。这包括收入和支出、银行对账单、发票、收据、GST（商品及服务税）记录、资产购置记录，以及工资和薪资记录。记录可以以电子形式保存，您不必保留一盒盒纸质单据，只要记录完整、清晰可读，并且为英文（或毛利语）即可。

这条规则重要的原因很简单：如果您无法证明某项扣除，IRD 可以不予认可。一张几秒钟就能找到的收据，就是一项保得住的扣除。

用简单语言说明细节

七年保存规则是重点。以下是适用的记录类型，以及每类记录需要保存多久：

电子记录可以，而且更好。 IRD 接受电子记录，因此拍照保存收据并使用会计软件，既符合要求，也让所有资料都可搜索。像 Xero 这样的软件可通过银行数据同步捕捉交易，您再把收据图片附到该交易上，这样凭证和账目就保存在一起。

实际操作中，有些记录值得保存超过七年，尤其是与您仍然持有的资产有关的任何资料（其购买记录可支持折旧和日后出售时的计算），以及与明线测试相关的房产文件。

一个简单例子

Lena 为自己的生意购买了一台$4,000的笔记本电脑，并在几年内申报折旧。四年后，IRD 审查她的税务申报，并要求她提供扣除依据。

• 因为她拍下了税务发票，并把它附在会计软件中的对应交易上，所以几秒钟就能找到，折旧扣除也得以保留。
• 她的商业银行账户显示了相匹配的$4,000付款，因此这笔购买也得到了佐证。

现在想象一下，如果那张收据是一张放在抽屉里逐渐褪色的热敏纸小票。即使同样是合理合法的扣除，也可能仅仅因为缺少证据而被否定，导致 Lena 支付本不该支付的税款。资产记录也是她将来出售或报废这台笔记本电脑时需要用到的文件，这就是为什么资产相关文件值得在基本七年期限之外继续保存。

应避免的常见错误

• 只依赖银行对账单。对账单能显示一笔付款，但不能说明付款用途；扣除还需要相应的发票或收据作为支持。
• 把热敏纸收据作为纸质记录保存。它们一两年内就会褪到看不清。请立即拍照保存。
• 一两年后就丢弃记录。规则是七年，资产记录则应保存更久。
• 混用个人和商业支出。这会让记录变得含糊，并削弱申报依据。单独开设商业账户即可解决。
• 没有备份。电子记录仍然需要安全保存。云端会计软件可以替您处理这一点。

这些记录在您的税务申报中起什么作用

记录是您在 IR3（个人所得税申报表）、IR4（公司所得税申报表） 和 GST 申报中每个数字的基础。它们让您能够有信心地申报扣除；如果 IRD 在保存期限内审查某份申报，它们也是您需要拿出来的依据。清晰整洁的记录还能大幅减少准备年终账目的时间，从而降低费用，因为无需重新拼凑资料。

Fernway 如何提供帮助

我们会为您建立一套简单、符合 IRD 要求的记录系统，通常是带收据捕捉功能的云端会计系统，让记录保存自动发生，而不是一件让您头疼的杂事。整洁的记录意味着更快、更省钱的年终处理，也意味着扣除项目在被询问时经得起核查。

本内容仅供一般参考，并非针对个人情况的税务建议。您的情况可能有所不同，请预约一次免费的 20 分钟审阅，我们会帮您把记录保存安排妥当。

简单来说：将您的业务记录保留七年，电子记录可以；收据随手拍照保存；与您仍然持有的资产有关的资料则应保存更久。